KOLEJ YAYASAN PELAJARAN JOHOR

TARIKH BERKUATKUASA   : 15 JULAI 2022

NOTIS PRIVASI
(Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, Akta 709)

Tujuan Notis Privasi

Notis Privasi ini menerangkan bagaimana Maklumat Peribadi anda dikumpulkan, digunakan, dan diproses oleh Kolej Yayasan Pelajarn Johor (selepas dari ini disebut KYPJ), sejajar dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709, selepas dari ini disebut PDPA) serta lain-lain undang-undang dan peraturan perlindungan data yang berkuatkuasa.

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) telah dikuatkuasakan pada 15 November 2013, oleh itu KYPJ  adalah dengan ini terikat untuk memberi notis dan memerlukan persetujuan berhubung pengumpulan, perekodan, penggunaan, penyampaian dan penyimpanan maklumat peribadi.

Notis ini boleh diubah dari semasa ke semasa untuk melindungi data peribadi.

Apa itu Data Peribadi

Data peribadi merujuk kepada apa-apa maklumat yang secara langsung atau tidak langsung yang boleh mengenal pasti seseorang termasuk data peribadi sensitif dan penyataan pendapat. Antara lain termasuk :-

1. Nama;
2. Kad Pengenalan;
3. Tarikh Lahir;
4. Tempat Lahir;
5. Alamat;
6. Keputusan Peperiksaan;
7. Sejarah Pendidikan;
8. Sejarah Pekerjaan;
9. Sejarah Perubatan;
10. Jenis Darah;
11. Bangsa;
12. Agama;
13. Gambar;
14. Nombor Telefon;
15. Mudah Alih.

Kaedah Pengumpulan Data

Kami mengumpul maklumat dengan cara berikut :-

1. Maklumat yang anda berikan melalui interaksi dan/atau transaksi dengan kami melalui pelbagai medium, bentuk, kaedah atau termasuk pelbagai cara tetapi tidak terhad kepada borang permohonan sahaja;
2. Maklumat yang kami perolehi melalui penggunaan laman web kami oleh anda;dan maklumat ini termasuklah data peribadi

Jika anda memilih untuk berinteraksi dan/atau berurusan dengan kami sama ada melalui laman web atau dalam mana-mana medium, bentuk, kaedah atau cara lain untuk pendaftaran dan/atau sebarang langganan produk dan perkhidmatan KYPJ, anda mungkin atau akan diminta memberikan data peribadi anda.

Sumber Bagi Data Peribadi

Dalam memberikan perkhidmatan yang berkaitan, KYPJ boleh mendapatkan data peribadi daripada pelbagai sumber, antaranya seperti:

1. Diri Anda;

Dari permohonan yang dikemukakan kepada kami. Dengan mengemukakan apa-apa permohonan kepada kami, anda adalah dengan ini dianggap telah memperoleh kebenaran untuk pengisytiharan maklumat di dalam permohonan anda.

2. Pihak Ketiga;

3. Rakan kerjasama KYPJ dalam program promosi, pertandingan atau tinjauan atau penyelidikan atau program sukan dan rekreasi dan lain-lain;

4. Penyertaan anda dengan entiti lain;

5. Penjaga, wakil sah atau penjamin anda;

6. Kemungkinan terdapat rujukan ke atas data peribadi anda bagi permohonan pinjaman atau rujukan kredit;

7. Institusi pendidikan atau majikan terdahulu;

8. Laman Sesawang.

Penggunaan Data Peribadi

Dalam memenuhi tanggungjawab kami ke atas anda, data peribadi anda boleh digunakan bagi tujuan-tujuan yang tidak terhad kepada:-

1. Untuk penilaian mana-mana permohonan kemasukan ke KYPJ;
2. Untuk memproses apa-apa faedah dan perkhidmatan;
3. Untuk tujuan komunikasi;
4. Untuk pengiklanan dan berita;
5. Untuk tujuan pentadbiran am dan rekod;
6. Untuk meningkatkan mutu pendidikan, latihan dan latihan berterusan;
7. Untuk tujuan pendidikan, latihan dan tujuan yang berkaitan dengan KYPJ
8. Untuk memberi sebarang maklum balas, menjawab aduan dan pertanyaan;
9. Untuk tujuan tadbir urus korporat;
10. Untuk dipertimbangkan sebagai penjamin bagi kakitangan/ pelajar KYPJ yang memohon pinjaman pelajaran / biasiswa.

Penyampaian Data Peribadi

KYPJ adalah di bawah obligasi undang-undang untuk menjamin dan melindungi maklumat peribadi termasuk tetapi tidak terhad kepada data peribadi sebelum dan selepas PDPA dan ia adalah dasar sedia ada dan dasar berterusan kami untuk berbuat demikian.

Untuk memberikan perkhidmatan yang efektif secara berterusan, penyampaian maklumat tertentu perlu dilaksanakan.

Maklumat peribadi anda mungkin dipindahkan dan/atau disampaikan kepada pihak ketiga dan/atau rakan kerjasama KYPJ termasuk tetapi tidak terhad kepada ejen luar yang dilantik bagi tujuan memenuhi tanggungjawab kami kepada anda berkenaan dengan tujuan-tujuan di atas dan tujuan-tujuan lain yang berkaitan dengan tujuan di atas dan termasuk menyediakan perkhidmatan bersepadu, mengekalkan dan menyimpan rekod.

Dalam menjaga kebajikan dan menyediakan perkhidmatan, adalah sangat penting untuk menghantar atau berkongsi maklumat peribadi kepada pihak ketiga, termasuk tetapi tidak terhad kepada:-

1. Syarikat insurans untuk memproses tuntutan insurans;

2. Institusi kewangan bagi pembayaran ganjaran kewangan seperti biasiswa, pinjaman, elaun dan gaji;

3. Mana-mana syarikat atau rakan kerjasama KYPJ untuk sebarang tawaran pinjaman/biasiswa atau penganugerahan, dan untuk sebarang aktiviti berasaskan pembelajaran;

4. Pihak-pihak ketiga yang diberi kuasa;

5. Penjaga anda atau wakil sah atau penjamin;

6. Agensi penarafan kredit untuk rujukan kredit bagi permohonan pinjaman;

7. Penguatkuasaan agensi kawal selia dan agensi kerajaan atau mana-mana perintah mahkamah untuk memenuhi kewajipan kepada pihak berkuasa;

8. Data anda boleh dikongsi apabila diperlukan oleh undang-undang dan apabila penyampaian adalah perlu bagi mematuhi undang-undang berkaitan.

Pengekalan Data Peribadi

Apa-apa maklumat peribadi akan disimpan oleh KYPJ bagi tujuan-tujuan di atas dan seperti yang dikehendaki oleh undang-undang dan akan dibinasakan dan/atau dihapuskan mengikut polisi KYPJ apabila maklumat tersebut tidak lagi diperlukan.

Dasar Privasi Kami Yang Tegas

KYPJ adalah komited dan menjadi keutamaan kami dalam memastikan kerahsiaan, perlindungan, keselamatan dan ketepatan maklumat peribadi anda yang telah diberikan kepada kami dan ia telah menjadi dasar berterusan kami yang tegas untuk memastikan bahawa maklumat peribadi anda adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan dikemaskini.

KYPJ juga akan memastikan bahawa data peribadi anda tidak akan digunakan untuk tujuan politik dan komersial. Tertakluk kepada undang-undang yang berkaitan, data peribadi sensitif hanya boleh disampaikan apabila mendapat persetujuan dari anda.

Akses Kepada Data Peribadi

Anda boleh mengakses dan mengemaskini data peribadi anda dengan menulis kepada kami di  pdpa@kpypj.edu.my. Sekiranya diperlukan, kami mungkin meminta maklumat tambahan atau pengesahan.

Persetujuan Adalah Penting

Dengan menghantar atau memberikan data peribadi anda kepada KYPJ, anda telah mengizinkan dan bersetuju untuk data peribadi anda digunakan selaras dengan terma dan syarat-syarat dalam Notis Privasi ini dan polisi kami yang berkaitan.

Penarikan Balik Persetujuan

Anda boleh menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa dengan menulis kepada kami di  pdpa@kpypj.edu.my. Sekiranya perlu, kami mungkin memerlukan maklumat atau pengesahan lanjut.Jika anda tidak bersetuju atau kemudiannya menarik balik persetujuan anda kepada pemprosesan dan penyampaian data peribadi anda, KYPJ tidak akan dapat memenuhi tanggungjawab KYPJ atau menghubungi anda atau membantu anda berkaitan dengan tujuan-tujuan di atas dan/atau tujuan lain yang berkaitan dengan tujuan-tujuan di atas.

Cara Menghubungi Kolej Yayasan Pelajaran Johor

Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai Notis Privasi ini, aduan, mencapai Maklumat Peribadi, pembetulan atau mengemaskini Maklumat Peribadi anda, sila hubungi KYPJ melalui maklumat berikut:

Pegawai Data Peribadi
Kolej Yayasan Pelajaran Johor
KM16, Jalan Kulai-Kota Tinggi, 81900, Johor
No telefon : 07 – 862 5625,
013 – 724 7409 (Pn. Shuhaidah)
No. faks : 07 – 862 5630
Emel: di  pdpa@kpypj.edu.my
Laman sesawang:  kpypj.edu.my

Kemas kini terakhir pada 14 Ogos 2022

KOLEJ YAYASAN PELAJARAN JOHOR

EFFECTIVE DATE  :  15 JULY 2022

PRIVACY NOTICE
(The Personal Data Protection Act 2010, Act 709)

Purpose of Privacy Notice

This Privacy Notice explains how your Personal Information are being collected, used and processed by Kolej Yayasan pelajaran Johor (hereafter known as KYPJ) in accordance with The Personal Data Protection Act 2010, Act 709 (hereafter known as PDPA) and other laws, rules and regulation that is in effect.

The Personal Data Protection Act 2010 (PDPA) came into force on 15 November 2013, therefore KYPJ is hereby bound to give notice and require consent regarding the collection, recording, use, transmission and storage of personal information.

This notice may be changed from time to time to protect personal data.

What is Personal Data

Personal data refers to any information that can directly or indirectly identify a person including sensitive personal data and statements of opinion. Among others it includes: –

 1. Name;

2. Identification Card;

3. Date of Birth;

4. Birthplace;

5. Address;

6. Examination Result;

7. Education History;

8. Employment History;

9. Medical History;

10. Blood Type;

11. Race;

12. Religion;

13. Picture;

14. Handphone Number.

How Do We Collect Data

We collect information in the following ways:

1. Information you give us through your interaction and/or transaction with us via any medium, forms, methods or way including but not limited to our application form;
2. Information we get from your use of our website; and this information includes personal data.

If you choose to interact and/or transact with us whether via this website or in any other medium,  forms, methods or ways for enrolment and/or subscription of any of  KYPJ’s products and services, you may or will be asked to provide your personal data.

Sources of Personal Data

 In providing related services, KYPJ can obtain personal data from various sources, such as:

1. Yourself;

From the application submitted to us. By submitting any application to us, you are hereby deemed to have obtained permission for the disclosure of the information in your application.

2. Third party;

3. KYPJ’s partners in competitions or surveys or research or programs, etc;

4. Your participation with other entities;

5. Your guardian, legal representative or guarantor;

6. There may be a reference to your personal data for a loan application or credit reference;

7. Educational institution or previous employer;

8. Website.

Use of Personal Data

 In fulfilling our responsibilities to you, your personal data may be used not just limited to purposes as follows:-

1. For evaluation of any application to study at KYPJ;
2. To process for any benefits and services;
3. For communication purposes;
4. For advertising and news;
5. For general administrative and record purposes;
6. To improve the quality of education, training and continuous training;
7. For educational purposes, training purposes and purposes related to KYPJ;
8. To provide any feedback, answering to complaints and queries;
9. For the purposes of corporate governance;
10. To be considered as a guarantor for KYPJ staff / KYPJ students who apply for study loans/scholarships.

Submission of Personal Data

KYPJ is under a legal obligation to guarantee and protect personal information including but not limited to personal data before and after the PDPA and it is our existing and ongoing policy to do so.

In order to provide effective services on an ongoing basis, the delivery of certain information needs to be implemented. 

Your personal information may be transferred and/or communicated to third parties and/or KYPJ partners including but not limited to external agents appointed for the purpose of fulfilling our obligations to you with respect to the above and other purposes related to the above purposes and it includes providing integrated services, maintaining and keeping records.

In taking care of welfare and providing services, it is very important to send or share personal information to third parties, including but not limited to:-

 1. Insurance companies to process insurance claims;

2. Financial institutions for the payment of financial rewards such as scholarships, loans, allowances and salaries;

3. Any KYPJ company or partner for any loan/scholarship offer or award, and for any learning-based activities;

4. Authorized third parties;

5. Your guardian or legal representative or guarantor;

6. Credit rating agency for credit reference for loan applications;

7. Enforcement of regulatory agencies and government agencies or any court order to fulfill obligations to the authorities.

8. Your data may be shared when required by the law and when service is necessary to comply with applicable law.

Retention of Personal Data

Any personal information will be stored by KYPJ for the above purposes and as required by law and will be destroyed and/or deleted in accordance with KYPJ’s policies when such information is no longer required.

Our Strict Privacy Policy

 KYPJ is committed and it is our priority to ensure the confidentiality, protection, security and accuracy of your personal information provided to us and it has been our strict ongoing policy to ensure that your personal information is accurate, complete, not misleading and up to date. 

 KYPJ will also ensure that your personal data will not be used for political and commercial purposes. Subject to relevant law, sensitive personal data may only be disclosed with your consent.

Access to Personal Data

You can access and update your personal data by writing to us at pdpa@kpypj.edu.my. If needed, we may request additional information or confirmation.

Consent Is Important

By submitting or providing your personal data to KYPJ, you have consented and agreed for your personal data to be used in accordance with the terms and conditions in this Notice and our applicable policies.

Withdrawal of Consent

You may withdraw your consent at any time by writing to us at  pdpa@kpypj.edu.my. If necessary, we may require further information or confirmation.

If you did not give your consent or subsequently withdraw your consent to the processing and transmission of your personal data, KYPJ will not be able to fulfill KYPJ’s responsibilities or contact you or assist you in connection with the above purposes and/or other purposes as stated above.

How to Contact Kolej Yayasan Pelajaran Johor

 If you have any questions about this Privacy Notice, complaints, assessing personal information, changing or updating personal information, please contact us at:

Personal Data Officer

Kolej Yayasan Pelajaran Johor
KM 16, Jalan Kota Tinggi,
81900, Kota Tinggi Johor
Phone No. : 07 – 862 5625,
013 – 724 7409 (Pn. Shuhaidah)
Fax No. : 07 – 862 5630
Email : pdpa@kpypj.edu.my
Website:  www.kpypj.edu.my

This document was last updated on 14 August 2022

Kolej Yayasan Pelajaran Johor akan memastikan semua maklumat peribadi yang diberikan kepada pihak kolej akan diguna dan diproses mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709).